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L'indispensable confidentialité des impressions en libre service




Avec l'apparition de copieurs connectés en libre service, l'impression sécurisée ne peut plus se limiter à l'impression de quelques documents confidentiels préparés par exemple par le service du personnel.

Elle concerne l'ensemble des impressions de l'entreprise car aucun collaborateur ne souhaite qu'un tiers puisse jeter un œil sur ses impressions et donc sur son travail à son insu.

FollowMe apporte une réponse précise à cette problématique.


Impression privée ou sécurisée

L'impression privée ou sécurisée est une des fonctionnalités de base de la solution: seul l'utilisateur ayant généré des travaux pourra les éditer. Cette fonctionnalité existe déjà sur bon nombre de périphériques d'impression dotés d'un disque dur, mais elle est sensiblement améliorée par FollowMe. La disponibilité des travaux en attente est accrue car l'impression sécurisée est possible sur n'importe quel point d'impression de l'entreprise sans aucun paramétrage additionnel.

Les travaux en attente suivent littéralement l'utilisateur dans ses déplacements au sein de l'entreprise, d'un bâtiment à un autre pour participer à une réunion, ou d'une agence à une autre pour les personnels nomades.

La possibilité de choisir à la dernière minute son point d'impression renforce sensiblement la fonction d'impression sécurisée car elle garantit à l'utilisateur la possibilité d'imprimer sans attente ses documents.

Par ailleurs, une seule identification suffit à libérer l'ensemble des travaux en attente alors que dans bien des cas, il faut rechercher les documents sur le disque dur du copieur et saisir un code d'indentification pour chacun d'eux.

 

Restriction d'accès aux périphériques

La confidentialité est également assurée par un accès limité des utilisateurs aux périphériques.

Un simple clic de souris permet d'autoriser ou d'interdire l'accès à un périphérique. Par exemple, seuls les membres du service du personnel pourront imprimer sur l'imprimante "RH" afin d'éviter tout risque de dissémination d'information à des personnes non autorisées.

 

Par ailleurs, toute action sera interdite à toute personne non autorisée. Elle ne pourra ni imprimer ni faire de photocopies, évitant ainsi la présence de tiers non identifiés à proximité des points d'impression.

 

Eviter les erreurs lors de la distribution de documents

Mais l'impression sécurisée présente également l'avantage d'éviter les erreurs lors de la distribution des documents.

 

Dans un système d'impression classique, les documents non immédiatement récupérés par les utilisateurs sont habituellement entreposés sur une table. Il arrive alors fréquemment qu'ils se mélangent lors de l'empilement lent mais régulier de nouveaux documents.

 

Par exemple, une société émettant des contrats d'assurance avait constaté des erreurs dans la confection des contrats, des pages d'annexe d'un contrat étant jointes à un autre suite à une erreur de classement.

La mise en place de l'impression sécurisée avec une solution FollowMe a définitivement réglé le problème, chaque utilisateur imprimant ses documents et les récupérant au moment où il le souhaite, les impressions non récupérées ont disparu, et avec elles les erreurs de distribution.

 

Cette méthode est applicable à toutes les entreprises émettant des documents semblables en grande quantité : experts comptables éditant des grands livres, laboratoires éditant des résultats d'analyses médicales.